Consultoría Contable y de Gestión
LA REUNIÓN DE LOS VIERNES: ¿UNA REUNIÓN PARA ORDENAR PIZZAS?
Beatriz Hagobian
Contadora Publica, especialista en Gestión Empresarial, Contabilidad de Gestión, Planificación Financiera y Control de Gestión.
Mucho se discute en el ámbito de gestión empresarial si las reuniones en una empresa son una pérdida de tiempo, cuantas son necesarias, si es necesario incluir a todo el equipo, entre otros tópicos.
Peter Drucker decía que “una empresa con demasiadas reuniones es una empresa enferma” De ahí, que se suele decir que algunas empresas sufren de “reunionitis”
Aún más, esta “reunionitis” de la que pueden padecer las empresas, se suele decir que hace ineficientes a las organizaciones desde el punto de vista de rentabilidad y productividad deseada.
Desde mi práctica profesional, estos conceptos hacen que muchas veces se pierdan espacios donde las personas se comunican, resuelven dudas, generan nuevas ideas que son traducidas en optimización de procesos, aumentos de rentabilidad y compromiso de equipo.
En todos los casos la clave del éxito está en las personas y en el equipo que gestiona las actividades empresariales
Tengo la oportunidad de trabajar formando equipos de trabajo y en todos los casos la clave del éxito está en las personas y en el equipo que gestiona las actividades empresariales.
La reunión de los viernes: origen
En una empresa que coordiné las actividades durante varios años, instalamos la reunión de los viernes. La idea original de la reunión de los viernes era alinear objetivos /procesos /equipo.
Recuerdo la primera reunión y la primera decisión que tomamos: ¿que pizzas elegir para el almuerzo de ese día?
Empezamos la reunión y a los 10 minutos ya sufríamos de “reunionitis”. Nada más alejado de la realidad!
Esa simple decisión y el tiempo que dedicamos a que todos, manifestaran sus preferencias, ponerse de acuerdo y tener que anotarlo para hacer el pedido correctamente y que contemplara a todos, fue un primer acto de equipo. Este simple e ineficiente (en apariencia) pedido de pizza, desbloqueó algunas resistencias que nos permitieron abordar temas más áridos, como procesos y foco en objetivos.
Durante los primeros meses usamos muchas dinámicas de team building donde diseñamos procesos, nos comprometimos con objetivos, alineamos expectativas acerca del equipo; visualizamos el próximo año; y por supuesto muchas veces también organizamos quien preparaba algo rico para compartir.
El tiempo fue pasando, el equipo estaba consolidado y también lo estaba la reunión de los viernes.
La reunión de los viernes se transforma en un espacio abierto:
Si bien su objetivo inicial estaba cumplido, se generó un espacio abierto, donde además de revisar procesos, iban surgiendo otros temas. En ese espacio de los viernes, revisamos la semana; que fue positivo; que se podía haber hecho mejor; que nos preocupaba y siempre proyectando lo próximos pasos (y la próxima merienda)
Durante los años que colaboré en la empresa, mantuvimos ese espacio de forma ininterrumpida, sin un formato pre-establecido ni orden del día estricto. No siempre era fácil (capítulo aparte la reunión de los viernes en pandemia) ni las ganas eran las mismas, pero siempre se extraía algún aporte al terminar la reunión.
Si había un tema o inquietud previo, lo reservábamos para la reunión de los viernes.
Otras veces, surgía espontáneamente, sin orden del día, a medida que cada uno contaba como había sido su semana.
Por supuesto que estas reuniones siguen alguna hoja de ruta y de buenas prácticas:
La reunión de los viernes se consolida como una construcción colectiva: sin el involucramiento y aporte de todos los integrantes de la empresa, nunca hubiera sido posible.
La reunión de los viernes es un espacio donde las personas se comunican, se resuelven dudas, se aplacan tensiones, se generan nuevas ideas que son traducidas en optimización de procesos, a la vez que mejora la sinergia de los equipos.
El siguiente cuadro refleja las ventajas principales de contar con la reunión de los viernes
¿Alguien puede discrepar que estos cinco puntos no ayudan a generar optimización en la rentabilidad y la productividad?
Para concluir, la reunión de los viernes, aunque inicialmente pueda parecer un simple momento para ordenar pizzas, se revela como un espacio fundamental en la gestión empresarial. Más allá de su propósito original de alinear objetivos y procesos, esta reunión se convierte en un verdadero motor de cohesión y eficiencia para el equipo.
A lo largo del tiempo, se consolida como una construcción colectiva donde las personas se comunican, resuelven dudas, generan nuevas ideas y fortalecen la sinergia del grupo. Sus beneficios, como la optimización de recursos, la cohesión del equipo y la alineación de objetivos, son evidentes y contribuyen directamente a mejorar la rentabilidad y la productividad de la empresa. En definitiva, la reunión de los viernes es mucho más que una simple tradición; es una herramienta indispensable para el éxito empresarial.
En BHC Consultoría Contable y de Gestión, contamos con amplia experiencia para ayudarlo a gestionar su negocio. Sin importar el tamaño de su empresa ni los recursos tecnológicos disponibles, y con una baja inversión de alto valor agregado, le ayudamos a mejorar su gestión financiera, optimizando su liquidez y rentabilidad.
